指南
為什麼要把語音備忘錄變成 email
說話比打字快 — 大概快 3 倍 — 而且你會把心裡真正想到的事都說出來。事後要把它打成文字，反而是一直被往後拖的那一步。
這個工具的存在，就是為了讓你把訊息講出來、然後寄出去。你的語氣會被保留下來；贅字和岔題會被修掉。適合你一直拖著沒回的訊息、難開口的訊息，或是下班前的進度更新。
從語音備忘錄產出的好 email 長什麼樣
- 主旨 — 短、具體、在收件匣預覽裡一眼讀懂。
- 開頭問候 — 符合你平常開場的方式。
- 內文 — 你的重點、你的語氣，少了那些跳來跳去的部分。
- 結尾 — 聽起來就是你會用的收尾方式。
audien·to 怎麼幫你組織 email
成品裡會有什麼
- 主旨≤8 字，在收件匣預覽就能掃到，描述結果而不是主題。
- 開頭問候符合你平常的開場 —「Hey Lorenzo,」、「Hi team,」或直接寫名字。
- 內文用你的語氣寫你的訊息，把跳題、重新開口、岔題的部分修掉。
- 結尾你慣用的收尾方式（— Ada / Thanks / Cheers）— 從你過去的風格或預設值挑出。
- 選擇性的後續追蹤句如果你提到一個日期，會加上一行提醒對方你會在什麼時候回頭追蹤。
把這封 email 寫好的方法
- 主旨描述結果「已核准：Q2 預算」勝過「預算更新」。對方在打開信之前，就應該知道答案。
- 別開口就道歉如果你並沒有真的覺得抱歉，就不要用「不好意思」開頭 — 它只會弱化後面的內容。
- 一封信只問一件事如果你有兩個請求，就寄兩封。混在一起的請求，得到的也是混在一起的回覆。
- 用收件人的角度讀一遍他們會回覆？還是會掃一眼就忘記？如果是後者 — 請縮短。
- 對齊對方的語氣如果他們都寫兩行的 email，你也回兩行。鏡像比用力建立默契更快。
Options 面板裡可以調整的設定
- 語氣溫暖 · 中立 · 直接 · 正式 — 預設貼合你語音備忘錄的調性。
- 長度精簡（3 句）· 標準 · 詳細（≤200 字）。
- 稱呼風格只寫名字 ·「Hi [Name],」· 正式（「Dear [Name],」）。
- 結尾你慣用的收尾 · 看情境調整（正式 / 隨性）· 不加。
- 贅字修剪強力（預設 — 只留完整句子）· 輕度（保留你的補充）· 關閉（原文照搬）。
- 主旨風格祈使句（「上線改成週一」）· 問句 · 結果導向。
怎麼判斷 AI 給你的成品
把這封草稿當成是別人剛寄到你信箱的信來讀。如果你會猶豫要不要回，就把它丟回模型，搭配下一節的修正提示再跑一次。
- 你會在手機預覽看到主旨就點開嗎？失敗：主旨太通用（「快速更新」）或把請求埋起來。好的主旨會描述收件人在意的結果。
- 開頭問候符合你跟對方的真實關係嗎？失敗：對隊友寫「Dear Lorenzo」、對董事只寫名字。開頭定調了後面所有內容的語氣。
- 整封信只問一件事嗎？失敗：兩個無關的請求擠在同一段。混在一起的請求，得到的也是混在一起的回覆；先拆成兩封再寄。
- 在手機上 10 秒內讀得完嗎？失敗：段落擠成一團、沒有空白、請求前面堆了一堆背景。把重點移到第一行。
- 聽起來像你嗎？失敗：你絕對不會說的僵硬語句（「如先前所述……」、「敬請查核……」）。模型應該鏡像你語音備忘錄裡的語氣，不是套上一層公司腔。
- 它有沒有自己編出事實？失敗：你語音備忘錄裡沒提到的日期、人名或承諾。AI 不該幫你補空格 — 你沒說的，就不要寄。
- 結尾是你真的會打出來的句子嗎？失敗：對熟同事用「Best regards,」、對 CEO 用「Cheers!」。讓結尾跟開頭維持同一個語氣。
再進一步打磨
如果第一版接近但還沒到位，把下面這些提示之一貼進 Custom 指示框再跑一次。每一條都刻意寫得很短 — 模型處理「修改」比處理「重寫」更穩定。
再緊一點
- 內文最多 3 句。
- 整段第二段刪掉 — 請求一行帶過。
- 主旨改到 5 個字以內。
- 拿掉所有副詞（really、very、just、actually）。
重新調整語氣
- 用「Hey」不要用「Hi」。對齊我跟同儕說話的方式。
- 再溫暖一點 — 開頭先用一句承接他們上一封的回覆。
- 更直接一點 — 開頭直接寫請求，背景放後面。
- 拿掉「不好意思」 — 我並沒有真的抱歉，只是說明改動。
讓請求更明確
- 在第一句就明確寫出請求。
- 如果對方沒回，加上一個我會回頭追蹤的具體日期與時間。
- 把請求改寫成 yes/no 問句，讓對方一個字就能回。
- 加上截止日。如果我沒講，就建議「這週末前」。
對齊收件人
- 對方都用兩行回覆。對齊他們的長度。
- 這封是要寄給客戶，不是隊友。請調整語氣。
- 假設對方沒看過前面的串。加一句說明背景。
- 他們偏好條列。把內文重排成 3 條短條列。
修主旨
- 主旨改寫成描述結果，而不是主題。
- 把主旨寫成一個對方會想回答的問句。
- 如果這是回信，主旨用「Re:」開頭，接原本的主旨。
- 如果時間點重要，主旨加上日期（例如「— 週一」）。