ガイド
ボイスメモをメールに変える理由
話すのは書くより速い、たぶん3倍。しかも頭の中にあることをまるごとカバーできます。あとから打ち直すのが、いつも後回しになる部分。
このツールがあれば、話して、送れる。あなたのトーンは保たれ、言いよどみと脱線だけが削られます。先延ばしにしていた返信、難しいメッセージ、終業前のステータス更新に。
良いメールの形
- 件名 — 短く、具体的に、受信トレイのプレビューで読めるもの。
- 宛名 — あなたが実際にメールを書き出すときの形に。
- 本文 — 言いたいことを、あなたの語り口で、とりとめのない部分は抜いて。
- 結び — あなたらしい終わり方で。
audien·toが整える形
ドキュメントに入るもの
- 件名8語以下、受信プレビューでスキャンできる長さ。話題ではなく、結果を伝える。
- 宛名いつもの書き出しに合わせる — 「Hey Lorenzo,」「Hi team,」、または名前だけ。
- 本文あなたのメッセージを、あなたの語り口で。とりとめ、言い直し、脱線は削除。
- 結びいつもの終わり方（— Ada / Thanks / Cheers）— 過去のスタイル、またはデフォルトから。
- オプションのフォローアップ行日付に触れたなら、いつ確認するかを伝える一行を。
メールをうまく書くコツ
- 件名は結果を伝える「承認：Q2予算」は「予算アップデート」に勝つ。開く前に答えがわかるのが理想。
- 謝罪は省く本当にすまないと思っていないなら、すまないと書き出さない。続く文章を弱めます。
- 1メールに1つの依頼2つあるなら、2通送る。混ぜれば、答えも混ざります。
- 受信側として読み返す返信したくなるか、それとも流し見て忘れるか。流し見られそうなら、短くする。
- 相手のレジスターに合わせる2行のメールを送る相手には、2行で返す。労力よりミラーリングのほうが早く信頼を築きます。
オプションパネルのつまみ
- トーンあたたかい · 中立 · ダイレクト · フォーマル — メモのレジスターをデフォルトに。
- 長さ引き締めて（3文）· 標準 · 詳しめ（200語以下）。
- 宛名のスタイルファーストネームのみ · 「Hi [Name],」· フォーマル（「Dear [Name],」）。
- 結びいつもの終わり方 · 場面に合わせる（フォーマル／カジュアル）· なし。
- 言いよどみのトリム強め（デフォルト — 文だけ残す）· 軽め（脇道も残す）· オフ（そのまま）。
- 件名のスタイル命令形（「リリースを月曜に変更」）· 質問形 · 結果先行形。
返ってきた下書きの判定の仕方
他人から届いたメールのつもりで読んでみてください。返信をためらうなら、次のセクションの修正プロンプトでモデルに戻しましょう。
- スマホのプレビューで件名をクリックしますか？失敗：件名が一般的（「Quick update」など）、または依頼を埋もれさせている。良い件名は受信者が気にする結果を伝えます。
- 宛名は実際の関係性に合っていますか？失敗：チームメイトに「Dear Lorenzo」、役員にファーストネームのみ。冒頭が、続く全文のレジスターを決めます。
- 依頼はちょうど1つですか？失敗：本文に無関係な依頼が2つ。混ざった依頼は混ざった答えを生みます。送る前に2通に分けて。
- スマホで10秒以内に読めますか？失敗：密な段落、空白がない、依頼の前に文脈の壁。要点を1行目に。
- あなたらしく聞こえますか？失敗：自分が絶対に使わない硬い言い回し（「Per my last email…」「Kindly advise…」）。モデルはメモからあなたの語り口をミラーリングすべきで、コーポレート調を押し付けるべきではありません。
- 事実を捏造していませんか？失敗：メモになかった日付、名前、コミット。AIは空欄を埋めてはいけません。言っていないなら、送ってはいけない。
- 結びは自分が実際に打つものですか？失敗：気軽な同僚に「Best regards,」、CEOに「Cheers!」。結びを宛名と同じレジスターに合わせる。
さらに調整する
初稿が惜しいときは、以下のいずれかをカスタム指示ボックスに貼って再実行。すべて短いのは意図的です — モデルは書き直しより編集のほうが得意。
引き締める
- 本文を最大3文に切り詰めて。
- 2段落目をまるごと削除し、依頼を1行にして。
- 件名を5語以下に。
- 副詞をすべて削除（really, very, just, actually）。
トーンを再調整
- 「Hi」ではなく「Hey」を使って。同僚との話し方に合わせて。
- もっとあたたかく — 相手の前回の返信に触れる一文から始めて。
- もっとダイレクトに — 依頼を冒頭に、文脈はあと。
- 謝罪を削除して。本当にすまないわけではなく、変更を伝えているだけ。
依頼をはっきり
- 依頼を1文目で明示して。
- 返事がないときに確認する具体的な日時を追加して。
- 依頼をyes/noの質問に書き換えて、一語で返せるように。
- 期日を追加。指定していなければ「今週末」を提案して。
受信者に合わせる
- 受信者は2行で返信する人。同じ長さに合わせて。
- 送り先は同僚ではなく顧客。レジスターを調整して。
- 前のスレッドを読んでいない前提で。文脈を1文足して。
- 箇条書きが好きな相手。本文を短い3点の箇条書きに整形して。
件名を直す
- 件名を、話題ではなく結果を伝える形に書き換えて。
- 件名を、相手が答えたくなる質問に。
- 返信なら「Re:」と元の件名で始めて。
- タイミングが重要なら件名に日付を追加（例：「— Mon」）。